Caminhos para otimizar o processo compra no laboratório


Uma área que concentra alto investimento nos laboratórios de análises clínicas - corresponde a cerca de 50% a 80% de toda a sua receita bruta - é a compra de materiais e insumos. Na prática, um laboratório de análises clínicas que utiliza toda essa porcentagem de capital em produtos que têm alta taxa de rotatividade trabalha com uma quantia considerada alta. Do mesmo modo, as chances de prejuízos causados por erros de cálculo ou falhas no planejamento e nas operações também são grandes.

A partir desses fatos, é preciso tomar alguns cuidados para garantir a otimização da gestão de compras e o controle de estoque em um laboratório de análises clínicas. Como melhorar todos esses processos? Enxergamos quatro possibilidades para melhorar a gestão - a atenção a esses pontos é fundamental para otimizar os resultados do laboratório, como uma forma de reduzir os custos e aumentar a lucratividade.

Realizar o monitoramento preciso do estoque. O laboratório pode adotar mecanismos automatizados que ajudam o profissional na administração e no acompanhamento de entradas e saídas de insumos. O controle rígido e preciso de toda entrada e saída de produtos do estoque ajuda a ter o conhecimento dos itens que têm maior índice de rotatividade e que devem ser comprados com maior frequência. Essa medida evita a falta de materiais, o que poderia comprometer as rotinas laboratoriais e, até mesmo, causar atrasos na realização, processamento de exames e entrega de resultados.

Avaliar fornecedores. Fazer uma boa gestão dos fornecedores com os quais vai manter vínculos e mantenha um bom relacionamento com os parceiros de negócios. Isso é importante para garantir que as fases de negociação decorram de maneira mais fluente e espontânea.

Fazer o cálculo de giro de estoque. O giro de estoque — rotatividade — consiste na velocidade e na frequência com a qual o inventário de um estoque é renovado, bem como mantém o controle do período médio de permanência dos materiais no armazenamento antes do seu uso no laboratório. Dessa maneira, a operação pode ser prejudicada se o cálculo não for feito, podendo ter de parar ou atrasar as atividades por falta de estoque ou ter prejuízo por conta de material sobrando e que não foi utilizado.

Mantenha um estudo da sazonalidade. A sazonalidade envolve fatores externos que influenciam determinado negócio. Se houver aumento da demanda de materiais, os preços tendem a subir. Por outro lado, caso haja uma baixa nas compras, os valores reduzem. Desse modo, a gestão de compras será responsável por estudar e prever prováveis sazonalidades – tornase possível montar um planejamento para explorar as oportunidades e garantir melhores resultados.

Para se destacar na área da saúde é importante estabelecer uma rígida gestão da qualidade, não só no que diz respeito às questões analíticas e técnicas, como também no alinhamento dos processos internos à gestão administrativa. Por meio de relatórios administrativos consistentes, um laboratório consegue alcançar inúmeras melhorias nos seus processos e resultados, como a redução de custos, a assertividade nas tomadas de decisão e o cumprimento de requisitos de qualidades exigidos nos principais programas de acreditação do país – além de facilitar as tarefas do dia a dia, um sistema que suporte processos laboratoriais atende requisitos importantes como a rastreabilidade de suprimentos, desde a entrega dos fornecedores até à sua utilização